La dématérialisation des documents : une étape cruciale pour développer les activités

L’informatisation des services n’est que la première étape d’un long processus. Après avoir mis en place des outils logiciels, le dirigeant doit songer à dématérialiser ses documents. Effectivement, cela permettra d’exploiter pleinement les ressources informationnelles grâce aux logiciels dont dispose l’entreprise. Un projet de dématérialisation nécessite toutefois une planification rigoureuse. D’où la nécessité de solliciter des professionnels.

Aperçu sur les avantages tirés de la dématérialisation

Le « zéro papier » présente de nombreux avantages. Toutefois, les entrepreneurs ne doivent pas uniquement adopter ce concept pour son aspect pratique. L’article 222 de la loi Macron oblige les entreprises à accepter les factures dématérialisées. Par ailleurs, la facturation électronique reste la norme dans le domaine des marchés publics. À ce titre, cette transformation est incontournable pour tous les acteurs du secteur privé. Dans un avenir proche, tous les échanges se feront à l’aide de pièces sous formats numériques y compris les contrats commerciaux.

De nombreux chefs d’entreprise redoutent ce changement. Toutefois, la dématérialisation des documents permet véritablement d’optimiser la gestion d’une société. En effet, elle facilite grandement la circulation des informations. Un bon de commande pourra être acheminé d’un service à l’autre sans qu’un salarié n’ait à se déplacer. Par ailleurs, le traitement des dossiers pourra être en partie automatisé. Dans ce contexte, les employés économisent du temps dans leurs tâches quotidiennes. Ce qui affecte positivement la productivité de l’enseigne. Pour les managers, cette démarche améliore l’encadrement du personnel. Les factures encaissées et les devis rédigés peuvent être vérifiés à tout moment et avec facilité. Ce qui contribue à responsabiliser les agents.

Aperçu sur les solutions de dématérialisation

Contrairement aux idées reçues, adopter la dématérialisation ne consiste pas uniquement à scanner un document dès que l’on a besoin d’un exemplaire. Cette numérisation doit obéir à certaines normes particulières. Voilà pourquoi il est conseillé de solliciter des agences spécialisées. Quelques sociétés françaises œuvrent dans ce secteur et proposent des solutions à la portée des moyens des PME.

Habituellement, les entreprises font appel à ces prestataires pour la dématérialisation des factures. Ces intervenants peuvent attribuer une signature électronique propre à un établissement. Ainsi, le destinataire ne rencontrera aucune difficulté pour vérifier l’authenticité des pièces reçues ou pour confirmer l’identité des expéditeurs.

L’usage des bulletins de paie dématérialisés tend aussi à se démocratiser. Cette tendance offre un gain de temps inestimable aux responsables RH ainsi qu’aux comptables. Dans le même registre, certaines entreprises ont réussi à mieux gérer leurs dépenses grâce à la dématérialisation des notes de frais. En somme, cette transformation permet de gagner en efficacité de gestion. Certaines enseignes vantent également les avantages qu’on peut en tirer en matière de sécurité. Les prestataires veillent à assurer la confidentialité des dossiers qu’on leur confie. Les professionnels prennent toutes les précautions nécessaires pour éviter une perte des données.