L’accueil : tout un art

La façon d’accueillir une personne peut refléter la politesse de quelqu’un, son niveau intellectuel. C’est le premier contact avec tout autre individu ou entité. Je parle d’entité car c’est aussi possible dans le cas d’une entreprise avec ses clients, par exemple. Tout cela pour dire que, savoir « accueillir », est bien plus délicat que tout le monde ne le pense. On peut accueillir quelqu’un soit face à face, soit au téléphone, soit par e-mail. Avec la technologie qui ne cesse d’avancer, il est possible de faire un bon accueil comme dans les différents réseaux sociaux.

Ce qui est de l’accueil téléphonique

À part le contact direct avec autrui, c’est l’accueil téléphonique qui est fréquent et qui entre dans notre quotidien. Nous parlons au téléphone chaque jour, avec nos amis, nos frères, nos sœurs, je parle de conversation amicale. Là, ce n’est pas encore si grave. Mais si on entre dans le domaine professionnel, c’est tout à fait autre chose, pour ne pas dire compliqué. « Compliqué » parce qu’il y a des règles à suivre pour réussir un bon accueil. Tout d’abord, il faut bien choisir son registre de langue. C’est-à-dire que ce sera la politesse qui prime. Là on est bien d’accord. Puis, il faut savoir écouter également. Ce qu’il est important à retenir sur ce point, c’est qu’il ne faut pas interrompre quelqu’un pendant son discours. C’est la moindre des choses. Établir un ton calme, une voix agréable, dynamique, mais correcte aussi sera un point de plus pour vous. Cela mettra l’interlocuteur bien à l’aise.

L’accueil téléphonique est la communication la plus utilisée des entreprises pour gérer ses affaires. Par exemple, prendre des rendez-vous avec des clients, faire des entretiens téléphoniques pour connaître l’aisance de la personne dans la communication verbale. La communication au téléphone est un point à ne pas négliger. Donc il faut bien soigner son accent, savoir respecter la personne à qui on parle, il faut savoir écouter également. C’est le plus important.

Ce qu’il faut éviter dans un accueil téléphonique

Dès la première phrase prononcée, l’interlocuteur connaîtra d’avance votre personnalité, votre capacité relationnelle. Pourtant, c’est à ce point-là qu’on doit faire une bonne impression. Ce sera l’étiquette qu’on portera pendant toute notre relation avec notre interlocuteur. Il faut éviter également laisser sonner votre téléphone trop longtemps. Cela pourrait traduire que vous êtes une personne mal intentionnée. Faites bien attention. La déconcentration, c’est impératif, il faut éviter parce que si vous n’êtes pas concentrés dans la discussion, vous n’allez jamais comprendre ce que votre interlocuteur attend vraiment de vous.

L’accueil téléphonique n’est pas si facile qu’on ne le pense. Ce n’est non plus si difficile que ça. Juste qu’il existe quelques détails à respecter et à maîtriser pour avoir une bonne communication au téléphone. Même si ce n’est pas dans le domaine professionnel, il est nécessaire de prendre connaissance de ces quelques points importants pour être à l’aise aussi bien au téléphone que face à face. A la fin de la conversation, une petite récapitulation de la discussion sera meilleure. Un « merci » à la fin de l’appel ne vous coûtera rien.